Photo : Jakob Dalbjörn

10 éléments à considérer pour organiser un événement

Avec l’arrivée du temps estival ou à l’approche des Fêtes, vous pourriez être tenté d’organiser un événement. Si vous avez peu ou pas d’expérience à titre d’organisateur, sachez que la planification d’un événement est un exercice complexe qui exige une planification méthodique et une attention aux détails. Que vous soyez responsable d’un événement corporatif ou d’une soirée privée, il est important de considérer certains éléments pour assurer le succès de votre événement. Nous vous proposons donc une liste de 10 éléments essentiels à considérer pour organiser un événement.

1. L’objectif de l’événement

L’objectif de l’événement est la première chose à prendre en compte. Est-ce pour célébrer une réussite, pour renforcer la cohésion d’équipe ou pour lever des fonds pour une cause caritative? Il est essentiel de définir l’objectif dès le départ, car cela guidera toutes les décisions ultérieures.

2. Le type d’événement (et la thématique)

Qu’il s’agisse d’un mariage, d’une conférence, d’un séminaire ou d’un concert, chaque type d’événement a ses particularités. La thématique doit être choisie en fonction de l’objectif de l’événement, des préférences des invités et du budget disponible.

Voici quelques exemples de thématiques pour vous inspirer:

• Événement professionnel: networking, conférence, salon, séminaire, formation, remise de prix, gala;
• Événement sportif: tournoi, compétition, course, randonnée;
• Événement culturel: exposition, festival, concert, spectacle, pièce de théâtre;
• Événement solidaire: collecte de fonds, bénévolat, marche pour une cause;
• Événement privé: mariage, anniversaire, soirée à thème, fête de famille.

3. Le budget

Le budget est un facteur important dans l’organisation d’un événement. Il est essentiel de définir le budget dès le départ pour éviter les surprises désagréables plus tard. En fonction du budget, il sera nécessaire de faire des compromis sur certains éléments, comme le choix du lieu, du menu ou des prestataires de service.

4. Le lieu

Le choix du lieu est crucial dans la réussite de votre événement. La salle ou l’emplacement doit être choisi en fonction du nombre d’invités, du type d’événement et du budget disponible. Il est important de vérifier la disponibilité du lieu avant de prendre une décision. La saison est également un élément important qui peut affecter de manière positive ou négative la participation.

5. La date et l’heure

La date et l’heure doivent être choisies avec soin. Effectuez une recherche pour éviter de choisir une date qui coïnciderait avec d’autres événements importants ou des périodes de vacances. La plage horaire doit être choisie en fonction du type d’événement, les disponibilités présumées des invités ainsi que leur lieu de travail.

6. Le nombre d’invités

Le nombre d’invités est un facteur crucial dans la planification d’un événement. Il est important de définir le nombre d’invités dès le départ pour choisir le lieu et le menu approprié. N’oubliez pas de prévoir une marge de manœuvre pour les invités imprévus. Selon le type d’événement et le coût de participation (payant vs. gratuit) vous aurez entre 10 % et 30 % d’absents. Il faut donc prévoir en conséquence.

7. Le logiciel d’inscription

Le logiciel d’inscription est un élément central de l’organisation d’un événement. Il facilite ou non l’inscription des invités et permet de faire un suivi du nombre de participants. Il existe de nombreux logiciels d’inscription disponibles, choisissez celui qui convient le mieux à vos besoins.

Voici quelques suggestions de logiciels d’inscription à considérer:

• Eventbrite: c’est l’un des logiciels d’inscription les plus populaires avec une interface conviviale et une gamme de fonctionnalités pour gérer les inscriptions, les paiements et les billets.
• Zeffy: est une plateforme de collecte de fonds 100% gratuite, qui couvre tous les frais (y compris les frais de transaction) pour les organisations à but non lucratif, qui vous permet de gérer des inscriptions grâce à un module de vente de billets.
• MailChimp: une solution tout-en-un de marketing par courriel qui offre une multitude de fonctionnalités, dont l’inscription et la gestion des événements.
• Cvent: un logiciel d’inscription en ligne pour les événements professionnels qui propose des outils pour la gestion des inscriptions, des paiements et de la logistique.
• Hubilo: un logiciel d’inscription en ligne pour les événements professionnels qui permet de gérer les inscriptions, les paiements, les billets et la communication avec les participants.

8. La nourriture et les boissons

La nourriture et les boissons sont des éléments clés dans la réussite de votre événement. Il est important de proposer un menu varié pour satisfaire les goûts de tous les invités. N’oubliez pas de prendre en compte les allergies alimentaires de vos invités.

9. Le déroulement

Le déroulement de l’événement doit être planifié avec soin. Il est important de prévoir un programme qui corresponde à la thématique et à l’objectif de l’événement. Faites un scénario détaillé de tout ce qui se passera durant votre soirée: discours, remise de prix, annonces, spectacle, etc. Le divertissement est un élément important à considérer pour la réussite de l’événement. Il peut s’agir de musique, de spectacles, d’un encan ou d’activités ludiques, en fonction du type d’événement et du public visé.

10. Les résultats

Enfin, il est essentiel d’évaluer les résultats de l’événement une fois celui-ci terminé. Les objectifs ont-ils été atteints? Les invités ont-ils apprécié l’événement? Quels sont les points à améliorer pour les événements futurs? L’évaluation des résultats permet d’identifier les points forts et les points faibles de l’événement et de les prendre en compte pour les futurs événements. L’usage du «SWOT» vous permet d’évaluer de façon rapide et simple d’identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces liés à votre événement. De plus, cette technique vous permet d’éviter de reproduire des erreurs et d’identifier des pistes d’amélioration pour les prochains.

Voici les indicateurs de performance (KPI) courants à utiliser pour mesurer la réussite d’un événement:

• Taux de participation
• Taux de conversion (participants qui deviennent des clients ou des membres)
• Taux de satisfaction des participants (évalué avec un sondage post-événement)
• Revenu de la soirée-bénéfice
• Taux de rétention (nombre de participants qui reviennent à votre événement annuel)
• Retour sur investissement (ROI) selon votre objectif de départ
• Engagement sur les réseaux sociaux lors de publications

Si vous faites une planification minutieuse, que vous portez attention aux détails et que vous considérez les 10 éléments présentés précédemment, votre événement devrait être un succès! N’oubliez pas qu’un événement est un outil de communication et qu’il est important de l’adapter en fonction de l’objectif, du public cible et du budget disponible.

Si la simple lecture de cet article génère du stress face à l’organisation de votre prochain événement… Ne paniquez pas, faites appel à notre équipe d’experts et laissez-nous effectuer le travail. Votre seule obligation sera de profiter de la fête!