7 règles pour gérer la communication et éviter la solitude en télétravail

Par Viviane Jourdain

Alors que la majorité des entreprises de services sont passées au mode télétravail, il est important de s’assurer que tous les membres de l’équipe restent en contact. La solitude et l’anxiété sont les pires ennemis de ceux et celles qui n’ont pas l’habitude de travailler à distance. Il est donc important de maintenir un fil de communication ouvert pour prévenir le sentiment d’isolation.

1. Choisir les bons outils

Bien qu’il existe une panoplie d’outils en ligne pour garder le contact avec vos coéquipiers de travail, il importe de respecter une distinction et vie privée et vie professionnelle. Par exemple, si un employé préfère utiliser un groupe de discussion en ligne plutôt que des messages texte, il faut respecter son choix. Il peut aussi être intéressant de planifier des rencontres à heure fixe pour stimuler l’engagement et la mobilisation.

2. Créer un groupe de discussion

Il suffit d’utiliser des plateformes simples comme Skype, Google Hangout, Zoom ou même un groupe privé sur Facebook pour créer un espace de discussion pour l’équipe. L’objectif est de prendre le temps de se souhaiter « Bonjour » au début de la journée et d’échanger de manière informelle avec les collègues. Un peu comme on le ferait normalement au bureau. Cela permet à l’équipe de rester en contact et de solidifier les liens, malgré la distance. Réservez ce groupe pour des discussions légères et rigolotes, qui permettent d’entretenir une culture d’entreprise saine au lieu d’envoyer des chaînes de courriel!

3. Partager son horaire de travail

Un avantage du télétravail est la flexibilité d’horaire. Comme chacun est à la maison, partager ses disponibilités avec ses collègues permet d’éviter l’apparition de frustrations qui découleraient de l’absence momentanée d’un coéquipier. Il est donc primordial d’aviser ses collègues si on prend une pause pour dîner, si on s’occupe d’un enfant ou si on sort pour faire une petite course ou prendre une marche.

4. Communiquer par courriel de manière efficace

Comme les communications sont virtuelles, il est important de communiquer avec le bon ton et les bons mots. Concision et clarté sont donc les mots d’ordre! Si un courriel n’est pas clair, appeler la personne pour poser des questions est nécessaire. On doit éviter tout malentendu ou conflit et favoriser les interactions positives entre coéquipiers.

5. Se parler de vive voix

Lorsqu’une situation nécessite une discussion ou un échange d’idée, il est judicieux de prendre le téléphone ou de prévoir une vidéoconférence pour parler librement. La communication orale est plus rapide et bien plus efficace pour résoudre un problème ou le prévenir. Si la discussion menait à une prise de décision importante, on vous suggère quand même d’envoyer un courriel récapitulatif pour résumer ce qui a été dit et les points de décision.

6. Privilégier la vidéoconférence

Au-delà de la simple voix, la vidéoconférence nous permet de percevoir l’intonation, les expressions faciales et le langage corporel de ceux et celles avec qui l’on discute. Ainsi, le ton, les gestes et même la posture de votre interlocuteur enrichissent la communication. C’est 100 fois mieux qu’un courriel unidimensionnel.

7. Sortir de la maison

En télétravail, il est essentiel de prendre des petites pauses pour se dégourdir les jambes et changer d’air. Pandémie ou non, il est important de se créer une routine pour établir votre horaire. Comme au bureau, il faut parfois décrocher un peu. On vous conseille d’aller vous faire un café, prendre un verre et de mettre de la musique. Et s’il fait soleil, pourquoi ne pas aller prendre une marche? C’est bon pour le moral de s’aérer les esprits.

Rester confiné ne peut qu’accentuer le sentiment de solitude et d’isolement créé par le confinement. N’hésitez pas à appeler quelqu’un et à parler de la situation que vous vivez.